昨今はクラウドなどを利用した無料のWEB会議サービスが登場して人気となっています。しかしサービスを提供する会社によって、内容も大きく異なることもあり、無料のWEB会議を利用するにあたっては気をつけたい事もあります。まず1つ目の気をつけたい事に、共有機能の有無はあるか調べておくことです。共有機能とは会議資料などを複数のクライアント間で同時に閲覧したり、特定のユーザーに送ったりといった事を可能としてくれる機能です。
利便性が非常に高い機能であり、WEB会議を導入するメリットとも言えますが、無料のサービスの場合はこの共有機能が無かったり貧弱な事があります。業務において共有機能が必要だと想定される場合は、この共有機能に関してはたとえ無料のサービスであっても妥協をせずに要求仕様を満たすものを選ぶようにしておくと良いでしょう。2つ目に気をつけたいものとして、サポートが挙げられます。有料のサービスと同等のものを求めるのはもちろん難しいですが、やはり必要最低限のサポートは必要です。
導入時に不明な点や運用にあたって生じた問題や障害などもサポート体制がしっかりとしていれば大きな問題となる事を防げ、業務を滞り無く進めることができます。また最後の3つ目に無料のWEB会議サービスで気をつけたい事として、セキュリティも重視したサービス選びを行う事です。セキュリティが低いサービスでは重要な情報が漏洩したりといったケースも想定されますから、強固なセキュリティを持つシステムを選ぶことでリスクマネジメントをしっかり行う事です。