WEB会議は専用のソフトを利用して、インターネット回線で相手先に接続し、画面上のモニターを見ながら通話して会議を行うことです。本店や支店を繋げば、遠くまで会議のために出向かなくても済みますし、企業でなくても特定のグループで、遠隔地同士で楽しくテレビ電話のように話をすることも可能です。従来のテレビ会議と異なっている点は、高価な機材やシステムが必要がない点とパソコンと専用の通信機器があれば場所を問わずに行える点です。また、クラウドサービスのWEB会議用のシステムを利用すれば、通話者を写すウェブ用のカメラと、通話用のマイクと受話器が付いているヘッドセットを購入して揃える以外は、無料で行えるものもありますし、スマートフォンのアプリを使ってできるものでは、通信用の機器を揃える必要がないため、無料で済みます。

カメラやヘッドセットは汎用品の物で構わず、特に高価な製品を揃える必要はありません。専用のシステムを使うのに比べ、若干通話音声やモニタ映像の解像度が劣ることもありますが、WEB会議で利用するには申し分ないですし、技術の発達で品質の改善が図られているものも多いです。無料でクラウドサービスのWEB会議を利用するには、機器を接続して、会員登録して、システム用のソフトやプログラムをインストールするだけです。スマートフォンでは、アプリからすぐに使用できます。

無料であっても、最高で10ヶ所の利用者が同時参加可能なサービスもあり、大変便利になっています。

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